Uzaktan tedarikçi denetimi (online veya sanal denetim), tedarikçinin tesisine gidilmeden; doküman ve kayıtların ekran paylaşımıyla incelendiği, görüşmelerin video konferansla yapıldığı ve gerekirse sahanın canlı kamerayla gösterildiği bir ikinci taraf denetim yöntemidir. Yönetim sistemleri tetkik kılavuzu ISO 19011:2018, sanal konumların ve uzaktan tetkik yöntemlerinin kullanımına ilişkin rehberlik içerir.
Uzaktan tedarikçi denetimi ne zaman uygundur?
- Tedarikçinin geçmiş performansı iyi olan periyodik takip denetimlerinde
- Ağırlıklı olarak doküman ve kayıt incelemesine dayanan değerlendirmelerde
- Önceki denetimde verilen düzeltici faaliyetlerin kapanışının doğrulanmasında
- Uzak lokasyonlardaki veya yurt dışındaki tedarikçilerin ön değerlendirmesinde
- Seyahatin mümkün olmadığı veya maliyetin orantısız olduğu durumlarda
Uzaktan denetim ne zaman yerinde denetimin yerini tutmaz?
Üretim koşullarının, hijyenin, depolamanın, ekipman durumunun ve çalışma ortamının doğrudan gözlemlenmesi gerektiğinde uzaktan denetim tek başına yeterli değildir. Yeni ve kritik bir tedarikçinin ilk onayı, ciddi bir kalite şikâyeti sonrası yapılan denetim ve gıda, ilaç, otomotiv gibi yüksek riskli üretimler için yerinde denetim önerilir. Kamera açısı ve gösterilen alan tedarikçinin kontrolünde olduğundan, sahadaki gerçek durumun tamamen görüldüğünden emin olmak zordur.
| Ölçüt | Yerinde denetim | Uzaktan denetim |
|---|---|---|
| Saha gözlemi | Doğrudan ve denetçinin seçtiği alanlarda | Kamera ile, tedarikçinin gösterdiği kadar |
| Doküman incelemesi | Tam | Tam (ekran paylaşımı, paylaşılan klasör) |
| Personel görüşmesi | Sahada, doğal ortamda | Planlı görüntülü görüşme |
| Maliyet ve süre | Seyahat ve konaklama gerekir | Seyahat yok, planlama daha esnek |
| Uygun olduğu durum | İlk onay, kritik ve yüksek riskli tedarikçi | Takip, kapanış doğrulaması, düşük-orta risk |
Uzaktan tedarikçi denetimine nasıl hazırlanılır?
- Teknik altyapıyı test edin: Görüntü ve ses kalitesi, mobil kamera ile sahada dolaşma imkânı, internet bağlantısı
- Gizlilik ve kayıt kurallarını önceden yazılı olarak belirleyin: Ekran görüntüsü ve kayıt alınıp alınmayacağı
- Denetim planını saat saat paylaşın ve görüşülecek kişileri netleştirin
- İncelenecek kayıtların listesini önceden bildirin; örneklemi ise denetim sırasında denetçinin seçmesine izin verin
- Saha turu için güzergâh belirleyin ve kameranın denetçinin istediği noktaya yönlendirilmesini sağlayın
Karma (hibrit) denetim yaklaşımı
Uygulamada en verimli yöntem çoğu zaman karma denetimdir: Doküman incelemesi ve yönetim görüşmeleri uzaktan yapılır, saha gözlemi için daha kısa bir yerinde ziyaret planlanır. Böylece sahada geçen süre gerçekten gözlem gerektiren konulara ayrılır.
Hangi tedarikçi için hangi yöntemin uygun olduğunu risk sınıfına göre belirlemek için tedarikçi değerlendirme kriterleri yazımıza bakabilirsiniz. DVN Cert, tedarikçi denetimi hizmetinde yerinde, uzaktan ve karma denetim seçenekleri sunar.