Tedarikçi Denetimi

Tedarikçi denetimi, bir kuruluşun mal veya hizmet aldığı tedarikçilerini, fason üreticilerini ve alt yüklenicilerini; belirlenen standartlara, sözleşme şartlarına ve yasal gerekliliklere uygunluk açısından yerinde değerlendirmesidir. Denetim, müşteri konumundaki kuruluş adına yürütülür ve 2. taraf denetimi olarak da adlandırılır.

İkinci taraf denetim, bir kuruluşun tedarikçisini, fason üreticisini, alt yüklenicisini veya bayi ve şubelerini kendi belirlediği kriterlere göre denetlemesidir; en yaygın örneği tedarikçi denetimidir. Birinci taraf denetim kuruluşun kendi iç denetimi, üçüncü taraf denetim ise bağımsız bir belgelendirme kuruluşunun sertifikayla sonuçlanan denetimidir.

Satın alınan ürün ve hizmetlerin kalitesi doğrudan sizin ürününüzü ve itibarınızı etkiler. Tedarikçi denetimi; kalite, teslimat, yasal uyum, çevre ve İSG risklerini sorun yaşanmadan önce tespit etmenizi, tedarikçi seçimi ve onayını nesnel verilere dayandırmanızı ve sözleşme şartlarına uyumu doğrulamanızı sağlar.

Yeni bir tedarikçi onaylanmadan önce, kritik tedarikçilerin periyodik izlenmesinde, kalite şikâyeti veya tekrarlayan uygunsuzluk sonrasında, yeni bir sözleşme ya da ürün devreye alınmadan önce ve tedarik zincirinde kalite, çevre ve İSG risklerinin yönetilmesi gerektiğinde tedarikçi denetimi yapılır.

Süreç; kapsam, kriter ve kontrol listesinin belirlendiği planlama, tedarikçi tesisinde faaliyetlerin gözlemlendiği ve kayıtların incelendiği saha denetimi, bulguların puanlanarak raporlandığı raporlama ve düzeltici faaliyetlerin izlendiği takip aşamalarından oluşur.

Denetim, kuruluşunuzun belirlediği şartlar ve kontrol listeleri doğrultusunda yapılır. Kriterler; ilgili ISO standartları (ör. ISO 9001 kalite, ISO 14001 çevre, ISO 45001 İSG), sektörel gereklilikler, tedarikçi şartnamesi, sözleşme şartları ve yasal yükümlülüklerden oluşabilir.

Evet. Sizin adınıza üretim yapan fason üreticiler, alt yükleniciler, depolama ve lojistik hizmet sağlayıcıları da tedarikçi denetimi kapsamında değerlendirilebilir.

Hayır. Belgelendirme denetimi, bağımsız bir belgelendirme kuruluşunun standart şartlarına göre yaptığı ve sonunda sertifika düzenlenen denetimdir. Tedarikçi denetiminde ise amaç, tedarikçinizin sizin belirlediğiniz kriterlere uygunluğunu doğrulamaktır; sonucunda sertifika değil, ayrıntılı bir denetim raporu sunulur. Tedarikçinin ISO belgesi olması, sizin özel şartlarınızı karşıladığı anlamına gelmez.

Her tedarikçi için zorunlu değildir. ISO 9001 madde 8.4, dış tedarikçilerin risk temelli olarak değerlendirilmesini, seçilmesini, izlenmesini ve kontrol edilmesini ister. Ürün kalitesini doğrudan etkileyen kritik tedarikçilerde bu kontrolün en güçlü ve en çok kabul gören yolu tedarikçi denetimidir.

Süre; tedarikçinin büyüklüğüne, denetim kapsamına ve değerlendirilecek süreç sayısına göre değişir. Tek bir tesisin saha denetimi genellikle 1-2 gün sürer; planlama ve raporlama bu sürenin dışındadır. Kapsam netleştikten sonra net bir zaman planı paylaşılır.

Ücret; denetlenecek tedarikçi ve tesis sayısına, tesislerin konumuna, denetim kapsamına ve kriterlerine, sahada geçecek gün sayısına ve denetimin yerinde, uzaktan veya karma yapılmasına göre belirlenir. Kapsam netleştikten sonra size özel teklif hazırlanır.

Evet. DVN Cert tedarikçi denetimlerini DBYS (DVN Cert Belge Yönetim Sistemi) üzerinden yönetir. Denetim planlaması, denetçi ataması, soru listeleri üzerinden kanıtlarıyla birlikte bulgular, uygunsuzluk takibi ve hakediş takibi sistemde yürür; denetim raporları müşteri ve denetim kuruluşu tarafından online onaylanır.

Rapor; denetim kapsamı ve kriterleri, tedarikçinin aldığı puan, tespit edilen bulgular ve uygunsuzluklar, bunların önem/öncelik seviyeleri, destekleyici kanıtlar ve önerilen düzeltici faaliyetleri içerir. Birden fazla tedarikçi denetlendiğinde karşılaştırmalı özet de sunulur.

Evet. Doküman incelemesi ve görüşmeler video konferans ve ekran paylaşımıyla uzaktan yürütülebilir. Ancak üretim ve saha koşullarının yerinde gözlemlenmesi gereken durumlarda yerinde denetim önerilir; çoğu zaman yerinde ve uzaktan adımları birleştiren karma bir yaklaşım uygulanır.