Kısa yanıt: ISO 9001:2015, her tedarikçinin yerinde denetlenmesini zorunlu tutmaz. Standart, kuruluşun dış tedarikçileri değerlendirme, seçme, performanslarını izleme ve yeniden değerlendirme kriterlerini belirleyip uygulamasını ister (madde 8.4.1). Kontrolün türü ve sıkılığı ise tedarikçinin ürün ve hizmet uygunluğu üzerindeki etkisine göre belirlenir (madde 8.4.2). Kritik ve yüksek riskli tedarikçilerde bu kontrolün en güçlü yolu tedarikçi denetimidir.
ISO 9001 madde 8.4 ne ister?
Madde 8.4, "dışarıdan sağlanan proses, ürün ve hizmetlerin kontrolü" başlığını taşır ve üç bölümden oluşur:
- 8.4.1 Genel: Dışarıdan sağlanan ürün ve hizmetlerin şartlara uygunluğunun güvence altına alınması; dış tedarikçilerin değerlendirilmesi, seçilmesi, performanslarının izlenmesi ve yeniden değerlendirilmesi için kriterlerin belirlenmesi ve bu faaliyetlerin kayıtlarının saklanması
- 8.4.2 Kontrolün türü ve kapsamı: Kontrollerin, dışarıdan sağlanan ürünün sizin müşterinize uygun ürün sunma yeteneğinize olan potansiyel etkisi dikkate alınarak belirlenmesi
- 8.4.3 Dış tedarikçilere bilgi: Şartların, onay kriterlerinin, yetkinlik beklentilerinin ve kuruluşun veya müşterisinin tedarikçi tesislerinde yapmayı planladığı doğrulama faaliyetlerinin tedarikçiye bildirilmesi
Son madde önemlidir: Tedarikçi tesisinde doğrulama, yani tedarikçi denetimi yapmayı planlıyorsanız, bunu tedarikçiye önceden bildirmeniz beklenir. Bu bildirim çoğunlukla sözleşmeye veya tedarikçi şartnamesine eklenen bir denetim hakkı maddesiyle yapılır.
Hangi tedarikçiler denetlenmeli?
ISO 9001 risk temelli düşünmeyi esas aldığı için tüm tedarikçilere aynı kontrolün uygulanması beklenmez. Yaygın yaklaşım, tedarikçileri etkisine göre sınıflandırmaktır:
| Tedarikçi sınıfı | Örnek | Önerilen kontrol |
|---|---|---|
| Kritik | Ürüne doğrudan giren hammadde, kritik parça, fason üretim | Onay öncesi ve periyodik tedarikçi denetimi, giriş kontrolü, performans izleme |
| Önemli | Ambalaj, kalibrasyon, lojistik hizmeti | Doküman ve belge incelemesi, anket, gerektiğinde denetim |
| Düşük etkili | Kırtasiye, genel sarf malzemeleri | Satın alma kayıtları ve performans takibi |
Kritik tedarikçiyi belirlerken; ürünün güvenlik veya fonksiyon üzerindeki etkisi, alternatif tedarikçi bulunup bulunmadığı, geçmiş kalite performansı, şikâyet ve iade geçmişi ile yasal riskler birlikte değerlendirilir. Puanlama yöntemleri için tedarikçi değerlendirme kriterleri yazımıza bakabilirsiniz.
Belgelendirme tetkikinde madde 8.4 için hangi kanıtlar aranır?
- Onaylı tedarikçi listesi ve tedarikçilerin hangi kriterlerle seçildiği
- Tedarikçi değerlendirme ve yeniden değerlendirme kayıtları
- Tedarikçi performansının izlendiğini gösteren veriler (zamanında teslimat, ret oranı, şikâyetler)
- Kritik tedarikçiler için yapılan denetim raporları ve düzeltici faaliyet takibi
- Tedarikçilere iletilen şartlar: şartname, sözleşme, teknik çizim, kabul kriterleri
Tedarikçinin ISO 9001 belgesi olması yeterli mi?
Tek başına yeterli değildir. Tedarikçinin belgesi, onun kalite yönetim sisteminin standarda uygun olduğunu gösterir; sizin ürününüze özgü teknik şartları, toleransları veya sözleşme yükümlülüklerini karşıladığını göstermez. Belge, değerlendirme kriterlerinden biri olarak kullanılabilir; kritik tedarikçilerde ise yerinde doğrulamanın yerini tutmaz. Konunun ayrıntısını birinci, ikinci ve üçüncü taraf denetim farkı yazımızda ele aldık.
Otomotivde durum farklı: IATF 16949
Otomotiv sektöründe IATF 16949, ISO 9001'in ötesine geçerek ikinci taraf denetimlerini açıkça düzenler. Standart, tedarikçi yönetiminde ikinci taraf denetimlerin risk temelli olarak kullanılmasını (madde 8.4.2.4.1) ve bu denetimleri yapan denetçilerin yetkinliğinin tanımlanmasını (madde 7.2.4) ister. Proses denetimlerinde yaygın kullanılan yöntem için VDA 6.3 nedir yazımıza bakabilirsiniz.
Kritik tedarikçilerinizi madde 8.4'e uygun, kanıta dayalı biçimde denetletmek için tedarikçi denetimi hizmetimizi inceleyebilirsiniz.