Tedarikçi denetim raporu, tedarikçi denetiminin resmî çıktısıdır: Denetimde neyin, hangi kriterlere göre incelendiğini, hangi kanıtların görüldüğünü, tespit edilen bulguları ve bunların önemini, tedarikçinin aldığı puanı ve sonuç kararını kayıt altına alır. Satın alma ve kalite ekipleri tedarikçi onayı, sipariş dağılımı ve performans değerlendirmesi kararlarını bu rapora dayandırır.
Tedarikçi denetim raporunda hangi bölümler olmalı?
- Genel bilgiler: Tedarikçinin unvanı, denetlenen tesis adresi, denetim tarihi, denetim türü (onay, periyodik, olay sonrası) ve denetim ekibi
- Kapsam ve kriterler: Denetlenen ürün ve prosesler; esas alınan şartname, sözleşme ve standartlar
- Yönetici özeti: Genel sonuç, puan, en önemli üç-beş bulgu ve öneri tek sayfada
- Bölüm bazında değerlendirme: Kalite yönetimi, üretim ve proses kontrolü, izlenebilirlik, kalibrasyon, uygun olmayan ürün, depolama, İSG, çevre gibi başlıklarda puan ve gözlemler
- Bulgular: Her bulgu için şart, tespit edilen durum, objektif kanıt ve sınıfı
- Olumlu yönler: Tedarikçinin güçlü uygulamaları
- Düzeltici faaliyet talepleri: Beklenen aksiyonlar ve kapanış tarihleri
- Sonuç kararı: Onaylı, koşullu onaylı veya onaysız; bir sonraki denetim önerisi
Bulgular nasıl sınıflandırılır?
| Bulgu sınıfı | Anlamı | Örnek | Beklenen aksiyon |
|---|---|---|---|
| Majör uygunsuzluk | Ürün uygunluğunu veya müşteri güvenliğini doğrudan riske atan, sistematik eksiklik | Kritik ölçüm ekipmanlarının kalibrasyonsuz kullanılması | Hızlı kök neden analizi ve düzeltici faaliyet; doğrulama denetimi |
| Minör uygunsuzluk | Tekil, sistemi bozmayan eksiklik | Bir partide izlenebilirlik kaydının eksik tutulması | Belirlenen sürede düzeltici faaliyet ve kanıt |
| Gözlem / iyileştirme fırsatı | Uygunsuzluk değil, ileride risk oluşturabilecek durum | Depo etiketlemesinin karışıklığa açık olması | Tedarikçinin değerlendirmesine bırakılır |
Her bulgu üç unsuru açıkça içermelidir: hangi şartın karşılanmadığı, sahada ne görüldüğü ve bunu gösteren objektif kanıt (kayıt numarası, gözlem, fotoğraf, görüşme). Kanıtsız bulgu tartışmaya açıktır ve tedarikçinin düzeltici faaliyetini zorlaştırır.
Tedarikçi denetiminde puanlama nasıl yapılır?
Yaygın yöntem, kontrol listesindeki her soruyu 0-10 veya 0-3 gibi bir ölçekle puanlayıp bölüm ve genel başarı yüzdesi hesaplamaktır. Ürün kalitesini doğrudan etkileyen bölümlere daha yüksek ağırlık verilir. Sonuç genellikle eşik değerlerle sınıflandırılır; örneğin %85 ve üzeri onaylı, %70-84 koşullu onaylı, %70 altı onaysız. Eşik değerleri sektöre ve riske göre kuruluş belirler. Otomotivde VDA 6.3 gibi yöntemler kendi puanlama ve değerlendirme kurallarını tanımlar.
Tek bir majör uygunsuzluğun, toplam puan yüksek olsa bile sonucu "koşullu onaylı" veya "onaysız"a düşürmesi iyi bir uygulamadır. Aksi hâlde yüksek ortalama, kritik bir riski gizleyebilir.
Denetim raporu ne zaman ve kime iletilir?
Rapor, kapanış toplantısında sözlü olarak paylaşılan bulguların ardından genellikle birkaç iş günü içinde yazılı olarak iletilir. Rapor denetimi talep eden müşteri kuruluşa sunulur; tedarikçiye hangi bölümlerin paylaşılacağına müşteri karar verir. Bulguların kapanışı, tedarikçinin gönderdiği kanıtların incelenmesiyle veya gerekirse doğrulama denetimiyle takip edilir.
İyi bir tedarikçi denetim raporunun özellikleri
- Tarafsız ve kanıta dayalı: Yorum değil, görülen durum yazılır
- Karşılaştırılabilir: Aynı kontrol listesi ve puanlama ile farklı tedarikçiler kıyaslanabilir
- Önceliklendirilmiş: Okuyan kişi en kritik riski ilk sayfada görür
- Uygulanabilir: Her bulgu için ne yapılması gerektiği açıktır
Raporda değerlendirilen başlıklar için tedarikçi denetimi kontrol listesi, sahada sorulan sorular için tedarikçi denetiminde sorulacak sorular yazılarımıza bakabilirsiniz. DVN Cert, tedarikçi denetimi hizmetinde puanlanmış ve önceliklendirilmiş bir rapor sunar.